Caixa Postal Zero

Com pequenas estratégias, você pode ser tornar muito mais eficiente no uso do e-mail. Conheça o conceito “Caixa postal Zero”.

É segunda de manhã, você chega no escritório, abre seu Outlook e se depara com sua caixa de entrada simplesmente lotada. Você não sabe por onde iniciar a leitura das mensagens recebidas e ainda conciliar com as várias tarefas que o aguardam para o dia, não é mesmo?

Acontece, que quando usamos o e-mail de maneira apropriada, ele torna-se uma ferramenta de comunicação incrivelmente útil. Mas, assim como você, muitas pessoas podem se sentir sobrecarregadas com a quantidade de e-mails que recebem e precisam responder diariamente.

A boa notícia é que existem maneiras de gerenciar seu e-mail e é sobre este assunto que vamos falar neste artigo.

Verificando E-mails

Verificar seu e-mail regularmente durante a jornada de trabalho, pode ser uma maneira eficaz de manter a sua caixa de entrada em níveis administráveis ou quase zero. No entanto, as interrupções e distrações que vem da verificação constante dos e-mails, pode reduzir drasticamente sua produtividade e interromper a capacidade de focar em seu trabalho.

Uma estratégia que você pode utilizar é verificar o e-mail apenas em horários definidos durante o dia. Por exemplo, você pode decidir que só verificará seu e-mail pela manhã, antes do almoço ou no final do dia.

Como dica, tente configurar seu software de e-mail para receber mensagens somente em determinados momentos do dia, evitando assim distrações a cada novo e-mail recebido. Se você não puder fazer isso, pelo menos tente desativar as notificações sonoras e visuais de recebimento de mensagens. Outra possibilidade, seria responder os e-mails no momento do dia em que sua energia e criatividade são menos requisitadas.

Em alguns momentos você terá que verificar o e-mail regularmente. Isto é quase inevitável nos dias de hoje, especialmente se a sua empresa usa o e-mail como sua principal ferramenta de comunicação.

Leitura de E-mails

Quando você começa a checar seus e-mails, você pode acabar perdendo horas do seu dia se não usar esse tempo de maneira inteligente.

Aqui vai uma dica legal: Tente usar a “regra dos dois minutos”.  O conceito de David Allen, autor do livro “A Arte de Fazer Acontecer”, sugere que ao perceber que a leitura e resposta de um e-mail pode levar menos de dois minutos, você deverá resolver aquela solicitação de forma imediata.

Para e-mails que você demoraria mais de dois minutos para ler e responder, crie um horário em sua agenda para a leitura ou o adicione como uma ação em sua lista de tarefas, denominada “fazer mais tarde”. A maioria dos programas de e-mail permitem sinalizar ou marcar as mensagens que precisam de resposta, portanto, use esse recurso sempre que puder.

Organizando os E-mails

Já imaginou ter uma caixa de entrada com zero mensagem? Parece bom demais para ser verdade, não é mesmo?

Embora uma caixa de entrada completamente vazia (também chamada de “caixa postal zero”), possa parecer estranha para muitos de nós, manter nossa caixa de entrada principal limpa faz com que sejamos mais organizados e também nos ajuda a eliminar o estresse do dia a dia de trabalho.

Como fazer isto?
Primeiramente, configure um sistema de arquivamento simples para ajudar a gerenciar seus e-mails. Com isso, será possível criar categorias amplas e definidas, como “A fazer”, “Aguardando” e “Arquivos”. Você poderá utilizá-las como uma lista de tarefas informal para o seu dia a dia.

Se três categorias parecem muito simples para suas necessidades, você pode configurar um sistema mais detalhado, como por exemplo, criar uma pasta para cada projeto em andamento, definir pastas para seus principais clientes ou para seus vendedores.

A vantagem de criar pastas específicas para gerenciar seus e-mails é que elas facilitam a localização das mensagens. Ao invés de vasculhar todo o sistema de e-mail, você pode simplesmente pesquisar em uma de suas pastas previamente criadas.

Outro ponto importante sobre o gerenciamento de e-mails é a procrastinação. Sempre que clicar em uma mensagem, você deverá executar alguma ação e como via de regra, NUNCA marcá-la como não lida, pensando em retomar aquele email mais tarde. Isto pode se tornar uma bola de neve, pois você acaba marcando várias mensagens para “ler depois” e pode acabar não lendo, resultando em uma caixa de entrada novamente cheia de pendências.

O aconselhável é responder imediatamente o e-mail que você clicou e caso ele esteja dentro da regra dos dois minutos, crie uma tarefa separada em outro lugar. Dessa forma, sua caixa de entrada permanecerá limpa.

Usando Regras de Recebimento

A maioria dos programas de e-mail, como o Outlook, Thunderbird, Gmail e outros, permitem que você crie “Regras” que classificam o e-mail para serem automaticamente movidos para uma determinada pasta, assim que ele for recebido.

Por exemplo, você deseja acompanhar as vendas de sua empresa e pode receber vários e-mails por dia com notificações das novas vendas realizadas, porém, você não deseja que esses emails sobrecarreguem sua caixa de entrada, correto?

É possível configurar uma regra em seu cliente de e-mail, para mover automaticamente estas mensagens para uma pasta pré-determinada, assim que a ela for recebida. Você não precisará arquivar manualmente esses e-mails e permitirá manter todos de uma determinada categoria e consequentemente, sua caixa de entrada com poucas mensagens ou nenhuma.

Se você recebe e-mails regularmente, como boletins informativos, notificações de vendas, e-mails de lista de blogs e feeds de artigos, poderá redirecioná-los para outro endereço de e-mail ou usar regras para que eles sejam entregues instantaneamente a uma determinada pasta.

Isso ajudará a manter sua caixa de entrada principal limpa e eles estarão organizados em um só lugar, prontos para serem lidos em um horário que te convier.

Concluindo, sempre tente manter sua caixa de entrada o mais limpa possível. Organize seus e-mails usando pastas como “A Fazer”, “Aguardando” e “Arquivos”. Não se esqueça, quando você verificar e-mails, use a regra de dois minutos, procurando resolver imediatamente qualquer e-mail que você possa ler e responder em dois minutos ou menos.

Criando estes pequenos hábitos diários, você estará aplicando os conceitos da caixa postal zero e será mais eficiente em seu trabalho.

Tenha em mente que essas estratégias podem não funcionar para todos. Portanto, use o bom senso diante de sua rotina de trabalho, quando pensar em como gerenciar seu e-mail.

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Coordenador de Suporte na MAV Tecnologia.

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