Alguma vez passou pela sua mente, adotar algum tipo e programa ou de estratégia em sua empresa de TI, no sentido da prevenção de ações judiciais trabalhistas? Ou você não julga tal iniciativa como algo relevante em uma gestão empresarial?

A gestão de uma empresa deve ser pautada em uma série de fatores, onde cada qual possui seu grau de importância. Muito se fala, por exemplo, na gestão de finanças, na contabilidade, bem como na necessidade do planejamento tributário.

Sem dúvidas, os itens acima são imprescindíveis para que uma empresa atue tanto dentro da legalidade quanto com geração de receita e lucratividade. No entanto, há um desafio de enorme relevância na gestão empresarial, que muitas vezes passa desapercebido por boa parte dos empreendedores.

É o caso dos processos judiciais relacionados aos passivos trabalhistas.

Apenas para efeito didático, por definição em relação aos dois termos, segundo o portal ¹Rijo&Darcoso Advogados:

  • Os passivos trabalhistas referem-se à soma dos valores e dívidas da empresa geradas a partir do não cumprimento das obrigações de caráter laboral, ou ainda quando não realiza o recolhimento dos encargos sociais e fiscais oriundos de uma reclamação trabalhista ou autuação do Ministério Público do Trabalho;
  • Já quando se fala em minimização de ações trabalhistas, pensa-se em redução do número de processos que tramitam ou tramitariam na Justiça Laboral.

Sabe por qual motivo você deveria se preocupar com este tema? Talvez você não saiba, mas o Brasil está no topo da lista dos países onde ocorrem os maiores gastos de empresas com o pagamento de ações indenizatórias judiciais!

Dados revelam que os custos com passivos trabalhistas, somente no ano de 2016, superaram a impressionante barreira de R$157 bilhões.

Diante deste fato, fica mais do que óbvio de que atuar de forma preventiva contra tais prejuízos é essencial, não é mesmo?

Então que tal conferirmos a seguir, algumas dicas sobre como atuar de maneira assertiva na prevenção de ações judiciais trabalhistas, se precavendo contra estes passivos e preservando a saúde financeira do seu negócio?

Dados recentes sobre ações judiciais trabalhistas

Para que possamos visualizar melhor o cenário relativo aos prejuízos que as empresas sofrem com ações trabalhistas, selecionamos alguns números¹:

  • Despesas com ações judiciais por parte das empresas em 2016: R$157 bilhões, uma alta de 10,48% em relação a 2015 (que foi de R$ 142,45 bilhões);
  • Cerca de 65,16 milhões de processos envolvendo empresas (ou seja, 81,5% do total de processos em 2016);
  • 79,7 milhões de processos em 2017, de acordo com relatório do Conselho Nacional de Justiça (CNJ);
  • 53,47% dos processos envolvem grandes empresas, de segmentos como teles e bancos;
  • Os custos também são bem pesados e impactam diretamente as empresas, que tem 2,08% de seu faturamento comprometido;
  • O potencial de danos às empresas brasileiras em 2016 foi estimado em R$6,12 trilhões. Valor equivalente ao PIB (Produto Interno Bruto) do país, que na ocasião foi de R$6,3 trilhões.

²Fonte: Amaral, Yazbek Advogados

Em síntese, os principais temas de disputas jurídicas envolvem questões como contratos, obrigações e indenizações. Sendo assim seja a empresa de pequeno, médio ou grande porte, todas elas, independentemente do segmento em que atuam, estão sujeitas a arcarem com tais prejuízos.

Adotar medidas preventivas em relação aos passivos trabalhistas e ações judiciais é, portanto, imprescindível. Mas, como gerir tal questão dentro da empresa?

Como se precaver contra as ações judiciais trabalhistas?

Com o perigo iminente de riscos jurídicos trabalhistas, não adotar práticas preventivas e um planejamento neste sentido é quase a certeza de prejuízos financeiros.

Não é raro o fato de empresas decretarem até mesmo falência em decorrência de passivos trabalhistas, por exemplo.

Para que a sua empresa não some mais um número na lista daquelas que tiveram prejuízos e custos com ações na justiça, pontuamos algumas medidas e sugestões que ajudarão a prevenir problemas:

  • Faça o planejamento preventivo

Analise minuciosamente e reveja os contratos da sua empresa. Se não houver, instale relógios de pontos para poder mensurar de forma correta, as horas extras dos funcionários.

Elenque todos os pontos passíveis de danos financeiros à empresa, em relação às questões trabalhistas, por meio de um planejamento assertivo e preventivo.

  • Arquive corretamente os documentos originários da relação laboral

Além de manter toda a documentação referente as relações de trabalho organizada para fins de consulta e jurídicos, é extremamente necessário ter o backup destes documentos.

Um erro que ainda hoje é comum, é o arquivamento somente físico. O ideal é ter cópias na nuvem, por exemplo. Alguns gestores nutrem hábito de manter documentos salvos em e-mail.

No entanto, como sabemos, é comum ações de hackers, no sentido e invadir contas de e-mail e apagarem ou pior, adulterarem documentos.

  • Faça a gestão de e-mail de forma segura

Fundamental para a empresa é também a necessidade de realizar a gestão do e-mail corporativo de forma segura. Como fazer isso? Usando as ferramentas adequadas e que garantem a autenticidade do e-mail, no caso dele ser usado em imbróglios jurídicos trabalhistas.

Uma das ferramentas mais poderosas que temos neste sentido, é o MAV Supramail. Com uma série de funções importantes, podemos destacar no contexto de ações judiciais, ao menos 3:

  1. Auditoria: com ela, é possível acessar o registro de todo conteúdo e tráfego, monitorá-lo e ainda por cima recuperar mensagens apagadas. Com a auditoria, o gestor tem a documentação dessas informações e pode ficar mais seguro no caso de comprovar determinadas situações em juízo.
  2. Controle de horário de acessos: função que atua preventivamente na questão de possíveis processos jurídicos de cunho trabalhista. Ele evita que acessos inesperados ao e-mail, que por ventura poderiam gerar horas extras dos colaboradores, e até mesmo elevar riscos de vazamento de informações confidenciais, ocorram.  Com esta função, o acesso aos e-mails fora do horário comercial ou da rede da empresa são bloqueados.
  3. Cópia Autenticada: esta função faz parte da seção Auditoria, mencionada no primeiro tópico. Com ela, é possível imprimir, em um papel ou em PDF, o e-mail arquivado, com uma assinatura eletrônica gerada pelo próprio MAV Supramail. De posse desta cópia autenticada, juízes e advogados podem acessar um endereço específico do Supramail e solicitar uma nova cópia do e-mail original. Com isso verifica-se se o conteúdo do e-mail foi adulterado ou não. Ela funciona da seguinte forma:

– Ao acessar o campo Auditoria, localize a mensagem que precisa ser fornecida e clique no botão “Cópia Autenticada”;

– Ao clicar no botão, uma nova janela abre o conteúdo do e-mail que pode ser impresso e anexado aos processos. Na parte superior do documento surgirá o código e a autenticação do e- mail para que assim, seu respectivo conteúdo possa ser conferido pelo sistema do Supramail, conforme a imagem abaixo:

Nutra o máximo possível de conhecimento em relação às legislações, tanto trabalhista, quanto fundiária e securitária. Procure a orientação jurídica para se prevenir de possíveis ações.

Como pudemos perceber, atuar preventivamente em relação às causas trabalhistas promove mais segurança ao empreendimento, bem como menos custos. O custo X benefício de se investir em medidas preventivas é extremamente atraente, em vista dos gastos gerados por reclamações trabalhistas e seus respectivos passivos.

Agora conte pra gente, quais medidas sua empresa tem adotado para se proteger ou quais ações você pretende tomar? 

Luís Roberto Perossi | Redator e professor, com formação em Letras, sou viciado em café, punk rock e literatura. Apaixonado por Marketing de Conteúdo e entusiasta de Tecnologia.

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