A automação do Caos

Ao longo de vários anos trabalhando com implantação de sistemas de diversas naturezas, com frequência ouvi as frases: “Esse sistema não presta”, “Esse sistema não controla o que pedi”, “A TI escolheu o sistema errado” e similares. A principal causa dessas frases: A falta de alinhamento entre pessoas, processos e tecnologia.

Para muitos, desde a área de TI até a de gerentes de negócios, a simples compra de uma ferramenta de gestão é sinônimo de gerenciamento. Essa compra é apenas uma das etapas da gestão, visto que, para utilização de uma ferramenta, é necessário haver processos que a suporte e pessoas para execução de cada atividade. A implantação de uma ferramenta, por mais incrível que possa parecer, tem a capacidade de transformar um sistema precário em algo ainda mais confuso e caótico do que a situação existente antes da sua implantação, afinal, um sistema tende a automatizar e controlar tarefas, portanto, se você possuir o caos, o sistema com certeza vai automatizá-lo.

As causas para a realização não satisfatória de um projeto, tanto em relação a aquisição de sistemas gerenciais complexos quanto a obtenção de um simples Firewall, são as mesmas: ou o número de pessoas é insuficiente ou elas não são capacitadas para executar os processos, além de os mesmos não serem definidos antes de sua execução. Os processos precisam ser definidos, controlados, melhorados; as responsabilidades devem ser claramente definidas entre os envolvidos.

Sendo assim, no final, não adianta ter ferramentas, se não há e processos e pessoas qualificadas para executar as atividades diárias. Além do mais, as pessoas devem entender o papel e a importância da execução das atividades, uma vez que o objetivo é a padronização e escalabilidade das atividades rotineiras orientadas ao resultado do negócio.

Segue abaixo, algumas dicas para iniciação, manutenção e/ou melhoramento da implantação de um sistema de gestão com o objetivo de torná-la mais eficiente:

• Faça o mapeamento dos processos e tenha as atividades bem documentadas;
• Processos devem ser orientados aos resultados do negócio;
• Defina o prestador de contas do processo. Incuba-o de responder pela execução e resultados do processo (obs.: regra do Highlander, apenas um pode existir);
• Atribuição de responsabilidade através de uma Matriz RPCI (RACI em inglês);
• Utilize a técnica MoSCoW para auxiliá-lo na escolha de ferramentas;
• Tenha o mapeamento das habilidades e competências necessárias para execução das atividades;
• Faça uma análise de GAP;
• Sempre treine os profissionais para que eles executem corretamente suas obrigações;
• Utilize o PDCA para melhoria dos processos;
• CMMI e COBIT trazem uma visão sobre maturidade de processo e podem ser adequados genericamente para os mais diversos processos.
  Assim, utilize-os;
• BPMN pode auxiliar na criação do fluxo de atividades dos processos.

Por: Iuri Carvalho