Como o e-mail pode ser utilizado em processos judiciais?

Na matéria Como invasores conseguem acessar a minha conta de e-mail?, falamos sobre a importância de
controlar o acesso aos e-mails para evitar que invasores utilizem as contas indevidamente. Nesta matéria,
falaremos sobre a importância do e-mail em ações trabalhistas e processos judiciais. Em seguida, forneceremos
dicas sobre como se proteger utilizando o MAV Supramail.

Todos os dias, quase 270 bilhões de e-mails são enviados. O número de mensagens eletrônicas que circulam nas
nossas caixas de entrada chega a ser impensável. São avisos, marcações de reuniões, envios de documentos,
propostas de trabalho e muitos outros.

Diante dessa quantidade e diversidade é comum que alguma informação passe  despercebida ou algum e-mail
não chegue ao destinatário final. E-mail é documento e prova jurídica, por isso, esse descuido pode custar caro.
O envio de um e-mail após o horário de trabalho pode ser caracterizado como hora extra do funcionário.

Demonstrando em outro exemplo, em uma disputa judicial, seja com funcionário, cliente ou fornecedor, um
e-mail adulterado pode ser apresentado e causar graves transtornos e prejuízos irreparáveis.

As empresas devem se resguardar e garantir o uso do e-mail corporativo com responsabilidade. É permitido
juridicamente que a empresa monitore o e-mail de trabalho dos colaboradores e crie política e restrições
de acesso.

Quais os possíveis impactos da ausência de gestão do e-mail?

1 – Processos trabalhistas por utilização do e-mail fora do horário comercial;

2 – Imbróglio judicial por não ser capaz de atestar a autenticidade de e-mail.

Como posso restringir o acesso ao e-mail corporativo e evitar a hora extra indevida?

Conforme explicado na matéria anterior, o MAV Supramail possui as funcionalidades de “Zona de Segurança”
e “Controle de horário”.

Com a utilização dessas duas ferramentas, você restringe o acesso do usuário ao e-mail da empresa fora do
horário de trabalho e fora da rede da empresa. Com isso, o usuário não é capaz de produzir prova documentada
da utilização do e-mail fora da política definida pela empresa.

Para saber como habilitar essas opções clique aqui e acesse o tutorial.

Como posso garantir a autenticidade de um e-mail durante um processo judicial?

O MAV Supramail guarda uma cópia de segurança das informações que circulam nos servidores. Essas
informações estão arquivadas em um sistema independente, tornando possível a recuperação independente
da ação dos usuários. Garantindo  assim, que, as informações são íntegras e não são passíveis de adulteração.

Em posse dessas informações, a MAV desenvolveu um meio de validação do e-mail auditado a fim de
certificar a autenticidade do mesmo, essa função é conhecida como “Cópia autenticada”.

Para saber como gerar a cópia autenticada de um e-mail clique aqui e veja nosso tutorial.

Como funciona nos casos em que o provedor de e-mail não possui esse recurso?

Quando não existe esse recurso, para o que e-mail sirva como documento, é preciso que ele passe por
uma perícia para a comprovação das informações, o que nem sempre é possível.

Dessa forma fica evidente a necessidade latente do armazenamento correto das mensagens por parte
do serviço de hospedagem.