Gestão do tempo (Parte 1)

Nos dias atuais, somos cada vez mais exigidos a realizar diversas tarefas, que devem ser cumpridas com prazos cada vez mais curtos e ao mesmo tempo com excelente qualidade. Nesse cenário, como gerenciar e priorizar essas tarefas? Como cumprir os prazos?

A grande verdade é que, não é possível controlar o tempo. Independente do que façamos, um dia continuará tendo 24 horas. Então, o que nos resta, é a adequar e gerenciar as tarefas para esse intervalo de tempo.

Quando realizamos uma gestão eficaz das tarefas, os benefícios são inúmeros:

• Menos estresse
• Maior número de tarefas executadas
• Menos retrabalho
• Mais tempo livre
• Menos tempo perdido
• Melhoria na reputação
• Menos esforço

Nesse artigo, abordaremos etapas para realizar uma gestão efetiva das tarefas.

O primeiro passo é listar todas as tarefas a serem realizadas, sem exceção. A externalização das tarefas é  de suma importância, por 2 principais motivos:

1 – Evitar o esforço constante do cérebro em lembrá-las. A ideia é esvaziá-lo e deixá-lo se ocupar com a execução das tarefas e não com a constante preocupação de lembrá-las;

2 – Ao listar todas as tarefas, tem-se uma visão macro do todo e ficará mais fácil definir quais possuem importância e devem ser priorizadas.

Após externalizar as tarefas, a próxima etapa é a categorização. Categorizar cada uma das tarefas ajudará futuramente na definição de quais devem ser executadas. Aqui, a dica é categorizar cada tarefa utilizando 2 parâmetros: impacto e a urgência:

Impacto: Determina a importância que a tarefa possui para nosso propósito e que gera muito resultado
Urgência: Qual o prazo para execução da tarefa

(Fonte: Google Imagens)

Com as tarefas devidamente categorizadas, comece a execução com as atividades de maior impacto e urgência. Essas tarefas, obrigatoriamente devem ser executadas. As demais, devem ser tratadas apenas quando não restarem as tarefas prioritárias.

Contudo, observe que, se as tarefas da categoria “Decida quando você vai fazer”, não forem realizadas no tempo determinado, elas se tornarão automaticamente tarefas do tipo “Faça imediatamente”. Quando apenas tarefas desse tipo são realizadas, a pessoa começa a viver na zona do caos, tornando assim a gestão de tarefas ineficiente.

No próximo artigo abordaremos ferramentas para auxiliar na gestão dessas tarefas.

Segue abaixo um vídeo que exemplifica a importância da priorização de terefas: