Gestão do tempo (Parte 2)
No artigo anterior, Gestão do Tempo – Parte 1, abordamos a importância da gestão do tempo e os benefícios que ela proporciona. Nessa segunda etapa, abordaremos ferramentas que vão auxiliar na organização e gestão das tarefas.
As ferramentas apenas auxiliam e automatizam as tarefas. A simples adoção da ferramenta não irá priorizar e realizar nosso trabalho. É preciso empenho e aplicação dos métodos expostos, para sentir os resultados.
Para quem está começando, veja como pode ser simples organizar suas tarefas:
1 – Defina 4 estágios para as tarefas:
A fazer: Utilizada para as tarefas que precisam ser feitas
Fazendo: Tarefas que estão sendo realizadas
Delegadas: Tarefas que você delegou e está aguardando resposta (tão importante quanto delegar as tarefas, é manter o registro que a tarefa foi delegada, dessa forma, você evita seu cérebro de lembrá-las)
Concluídas: Tarefas que já foram concluídas. Importante manter as tarefas concluídas nesse local, pois elas te darão um estímulo para continuar a execução das demais e você verá o quanto progrediu.
2 – Externalize todas as tarefas
Liste todas as tarefas que estão em execução ou ainda devem ser feitas. Nenhuma tarefa, por mais simples que seja deve ser deixada de fora.
3 – Categorize e priorize cada tarefa
Categorize: Coloque cada tarefa na coluna equivalente
Priorize: Coloque as tarefas com maior impacto e maior urgência no topo das colunas, dessa forma, você saberá qual atividade deve ser priorizada.
Abaixo, listamos algumas ferramentas que podem ser utilizadas na gestão do tempo. Lembrando que, não existe forma certa ou errada de utilizar cada ferramenta. A utilização deve ser adequada para seu jeito pessoal.
Com essa ferramenta você pode criar diferentes quadros, definir prazos e criar lista de atividades para cada tarefa. Cores podem ser aplicadas a cada uma para facilitar a visualização. Você ainda pode convidar outras pessoas para participarem daquele quadro e realizar o acompanhamento.
Permite a criação de notas com prazo e prioridade. Pode-se categorizar as atividades através de TAGs e adicionar lembretes. Também permite o compartilhamento de tarefas.
O Google Keep permite criar notas que podem ser organizadas através de cores e tipos. As tarefas podem ser marcadas para aparecerem primeiro na visualização
Sim, post-it é uma ferramenta não digital de gestão de tarefas, tanto para tarefas pessoais quanto para tarefas empresariais. Como pode categorizar tarefas? Você pode utilizar post-it com diferentes cores para cada atividade e pode utilizar o próprio guarda-roupa ou a parede para colocar as tarefas. É muito importante que elas estejam em um lugar visível. Se preferir, existe versão online.
Segue abaixo o exemplo de um quadro organizado com as atividades:
Continuando nossa série de artigos e dicas sobre gestão do tempo. No dia 27 de março, faremos um Webinar abordando a utilização da ferramenta Trello. Em breve enviaremos mais informações.
