5 Dicas Para Aumentar a Produtividade Com E-mails

Nos dias atuais, ser uma pessoa mais produtiva no ambiente de trabalho é uma tendência cada vez maior. Parte do tempo dedicado as tarefas estão co-relacionadas a utilização do e-mail que há muitos anos é uma uma das ferramentas mais utilizadas em ambientes corporativos.

Sendo assim, precisamos aprender a como ser mais produtivos utilizando esta ferramenta. Devemos utilizar o e-mail como um recurso que ajude na organização de tarefas do dia a dia e não o contrário.

Hoje iremos aprender a como ser mais produtivo utilizando os serviços de e-mails da MAV Tecnologia.

1. Limpeza de SPAM

É comum que colaboradores percam bastante tempo do seu dia realizando a exclusão de SPAM que chegam em sua caixa de entrada, esta tarefa não irá trazer para o colaborador nenhum ganho de produtividade, pelo contrário, apenas irá  fazê-lo “perder tempo”.

Com a utilização do MAV Supramail, a porcentagem de SPAM recebido pelo colaborador em sua caixa de entrada é quase subtraída a zero e isto fará com o mesmo tenha mais tempo para se dedicar a outras tarefas.

Utilizando o MAV Supramail também é possível configurar alertas que serão enviados ao colaborador em períodos definidos, para que o mesmo possa ver em um único e-mail quais mensagens destinadas a ele foram classificadas como SPAM e caso queira poderá liberá-la com um simples clique.

2. Segmentação de E-mails

Quantas vezes em um dia um colaborador para para organizar as suas mensagens movendo-as entre pastas? Normalmente são mensagens que são recebidas todos os dias ou semanalmente.

Com uma simples configuração de segmentação de mensagens por remetente ou assunto já é possível automatizar esta tarefa e consequentemente o colaborador terá mais tempo para se dedicar a tarefas que geram mais resultados para a empresa.

Ao utilizar a ferramenta MAV Supramail ou MAV Colaborativo, é possível criar filtros para segmentar para quais pastas as mensagens recebidas serão armazenadas ou até mesmo excluídas. Esta segmentação é realizada diretamente no interface web de ambos os serviços e são muio simples de configurar.

3. Gerenciamento de Tarefas e Eventos

Anotar tarefas a serem realizadas em blocos de papeis ou marcando e-mails como não lidos para lembrarmos depois, não é a melhor maneira e nem a mais eficiente para nos tornarmos mais produtivos.

Um recurso fundamental da ferramenta MAV Colaborativo é a praticidade de transformar um e-mail em uma tarefa ou evento com poucos cliques, fazendo com que o colaborador não se esqueça do seu compromisso.

Mesmo que o colaborador não esteja em seu computador, o MAV Colaborativo irá lembrá-lo através do smartphone, basta que sua conta de e-mail esteja configurada no mesmo.

4. Melhore a Eficiência e a Comunicação

Compartilhar seu calendário com seus colegas pode melhorar a cooperação entre os membros de uma equipe, facilitar o engajamento e aumentar a produtividade.

É importante que o seu calendário sincronizado funcione em todos os dispositivos, para que possa editá-lo sempre, independentemente de estar em viagem ou no escritório, este também é um recurso que é possível de ser implementado em sua equipe com a utilização do MAV Colaborativo. O seu calendário será sincronizado com todos os dispositivos cuja conta de e-mail estiver configurada.

5. Otimize os Fluxos de Trabalho

Um calendário dá uma ideia melhor das obrigações e da disponibilidade de todos os colaboradores de uma equipe e ajuda o gestor a escolher a pessoa certa para uma determinada tarefa pois o mesmo conseguirá ter uma visão ampla de todo o trabalho de cada colaborador. Sendo assim, é mais fácil saber como está a disponibilidade de cada colaborador para a realização de uma tarefa e delegá-la ao mesmo sabendo que não irá interromper  fluxo de trabalho daquele colaborador.

Utilize todos estes recursos a seu favor, e como dica final, não comece o dia lendo todos os e-mails que você possui, criando segmentações de e-mails como foi mencionado acima, você pode criar uma pasta chamada “Importante” e direcionar e-mails de pessoas importantes a ela, quando você iniciar o seu dia de trabalho e ver que esta pasta está vazia, você poderá se dedicar a outras tarefas e posteriormente ler todos os seus e-mails.

O hábito de verificar o e-mail a cada 5 minutos não é nada produtivo e tenho certeza que há mais tarefas importantes a serem realizadas. Compartilhe estas informações com pessoas ao seu redor para ajudá-las a serem mais produtivas quando utilizarem e-mail pois desta forma o ambiente de trabalho como um todo será mais eficiente e dinâmico.

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